Hinweisgeber*innensystem

1. Zweck und Umfang
Zu einer guten Organisationskultur gehört die Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Regelungen. Fehlverhalten sollte frühzeitig erkannt, aufgearbeitet und unverzüglich abgestellt werden. Hinweisgebende Personen leisten einen wichtigen Beitrag zur Organisationsverbesserung. Es bedarf der Aufmerksamkeit und Bereitschaft aller, an einer positiven Fehlerkultur mitzuwirken.
Mit durch die Geschäftsführung beschlossenen Einrichtung des anonymen Hinweisgeber*innensystems und der Ombudsstelle wollen wir Ihnen eine Möglichkeit geben, Fehlverhalten, Rechts- und Regelverstöße innerhalb des Caritasverbands zu melden und dadurch mitzuhelfen, Schaden für unseren Verband zu vermeiden. Lassen Sie uns gemeinsam stetig für die Vertrauenswürdigkeit der Caritas zu arbeiten und für Ihre Glaubwürdigkeit einzustehen. Das neue Instrumentarium kann eine wertvolle Hilfe in diesem Bemühen sein.
Wir gehen diesen Schritt, weil wir als Caritas ein hohes Interesse daran haben, dass wir für die Menschen, mit denen und für die wir arbeiten, in unserem Reden und Handeln glaubwürdig sind. Die Voraussetzung dafür, dass wir von unseren Mitarbeiter*innen wie auch von unseren Partner*innen und Klient*innen als kompetent und verlässlich wahrgenommen werden, ist Vertrauen. Deshalb bilden Offenheit, Transparenz und die Einhaltung von Recht und Gesetz die Arbeitsgrundlage auf allen Ebenen des Caritasverbands.
Das Hinweisgeber*innensystem deckt unseren gesamten Verband ab.
In der Handreichung DBK Kirchliche Corporate Governance - Grundsätze guter Finanzwirtschaft in deutschen (Erz-)Bistümern (2) des Verbands der Diözesen Deutschlands (VDD), wird die Implementierung von Hinweisgeber*innensystemen als Instrument der Corporate Compliance (Regelkonformität von Unternehmen) empfohlen. Die Caritas- Altenhilfe gGmbH folgt dieser Empfehlung und führt in Zusammenarbeit mit der Erzdiözese Freiburg und dem Rechnungshof der Erzdiözese Freiburg ein internes und externes Hinweisgeber*innensystem ein. Dabei ist der Rechnungshof der Erzdiözese Freiburg verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten, da er im Rahmen seiner originären Aufgabe nach §8 Abs. 1 seines Statutes tätig wird und die Caritas-Altenhilfe gGmbH mit zum Zuständigkeitsbereich des Rechnungshof gehört.

2. Hinweise und Verstöße
Hinweispersonen können sowohl Mitarbeiter*innen (auch Schüler*innen, Praktikant*innen, Ehrenamtliche usw.) als auch außenstehende Personen sein, die Kenntnis über Regelverstöße erlangt haben. Die Caritas-Altenhilfe gGmbH ruft alle Mitarbeitenden, Außenstehende, Begünstigte, Geschäftspartner, Lieferanten, Dienstleister auf, Fehlverhalten zu melden.
Das Hinweisgeber*innensystem ermöglicht die Meldung von Verstößen gegen Gesetze, Rechtsverordnungen oder organisationsinternen Regelungen. "Fehlverhalten" im Sinne dieser Regelung sind zum Beispiel: Betrug, Korruption, Verstoß gegen den Datenschutz, Arbeitsschutzverstoß, sexualisierter Missbrauch oder Grenzüberschreitung.
Hinweisgeber*innen -
Richtlinie Caritas-Altenhilfe gGmbH
Mit diesem Hinweisgeber*innensystem wird größtmöglicher Schutz für Hinweispersonen und Betroffene garantiert, so dass Ihnen durch die Meldung keine persönlichen oder beruflichen Nachteile entstehen.
Wir versichern Ihnen, dass alle Hinweise sorgfältig geprüft und vertraulich behandelt werden.

3. Vorgehen bei Melden von Verdachtsfällen
Die Meldung von Verdachtsfällen kann an die unmittelbaren zuständigen Ansprechpersonen vor Ort erfolgen (wie Vorgesetzte, Organvertreter oder sonstige Verantwortliche).
Alternativ besteht die Möglichkeit, die Angelegenheit direkt mit einer unabhängigen Ombudsperson vertraulich zu besprechen. Diese ist für die Caritas - Altenhilfe gGmbH beim Rechnungshof für die Erzdiözese Freiburg angesiedelt.
Eine Kontaktaufnahme ist telefonisch oder schriftlich möglich. Darüber hinaus ist über das Meldeportal eine anonyme Kontaktaufnahme möglich. Das Hinweisgeber*innensystem ist eine Meldeplattform und dient als Eingangskanal für Hinweise und Verstöße. Mit dem Hinweisempfänger kann über dieses Portal anonym kommuniziert werden. Die Anonymität kann nur von der Hinweisperson selbst aufgehoben werden.
Zugang zum Meldeportal haben Sie über das Intranet hier sicher-melden.de oder über unsere Homepage www.caritas-altenhilfe.de unter Kontakt.
Kontaktdaten der Ombudsperson:
Rechnungshof für die Erzdiözese Freiburg Ombudsperson Elke Hall persönlich/vertraulich Kartäuserstr. 47
79102 Freiburg
Telefon: 0761/13791201
E-Mail: ombudsperson@rechnungshof-ebfr.de

4. Umgang mit Hinweisen
Die Empfänger*innen von Hinweisen sind verpflichtet, den Eingang des Hinweises zu bestätigen, die Angelegenheit zu bewerten und weiter nachzuforschen. Hinweispersonen den notwendigen Schutz zukommen zu lassen und in angemessener Weise so vorzugehen, dass das gemeldete Fehlverhalten beendet wird. Sollte die unmittelbare Ansprechperson der Auffassung sein, die Angelegenheit wäre außerhalb ihres Verantwortungsbereichs, so hat sie die Sache an die zuständige Person, oder, wo dies angemessen erscheint, an die Ombudsperson weiterzuleiten, damit diese sich darum kümmert.
Die Ombudsperson wird sich mit jedem Hinweis befassen und jeder Meldung unabhängig, objektiv und vertraulich nachzugehen:
• Bestätigung des Eingangs einer Meldung spätestens nach 7 Tagen (automatisierte Eingangsbestätigungen folgen direkt nach der Meldung)
• Prüfung der Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung und Ersteinschätzung bzgl. der Einordnung des Hinweises
• weitere Erforschungen; falls erforderlich Ersuchen an Hinweisperson
Hinweisgeber*innen -
Richtlinie Caritas-Altenhilfe gGmbH
• Folgemaßnahmen: Weiterleitung an die zuständige Stelle, ggf. interne Untersuchungen veranlassen, ggf. das Verfahren an eine zuständige Behörde zwecks weiterer Untersuchungen abgeben
• qualifizierte Rückmeldung: spätestens nach 3 Monaten; sie umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese

5. Vertraulichkeitsgebot und Schutz von Hinweispersonen
Die Vertraulichkeit der Identität der folgenden Personen sind zu wahren:
• der hinweisgebenden Person,
• der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, und
• der sonstigen, in der Meldung genannten Personen
Es gilt das Verbot von Repressalien sowie Androhung und Versuch, Repressalien auszuüben. Repressalien sind Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit der beruflichen oder ehrenamtlichen Tätigkeit, die eine Reaktion auf eine Meldung oder eine Offenlegung sind, durch die der hinweisgebenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann (z.B. ungerechtfertigte Kündigung, Versagung einer Beförderung, geänderte Aufgabenübertragung, Disziplinarmaßnahmen, Diskriminierung, Mobbing ...).

6. Falsche Auskünfte / Missbrauch des Hinweisgebersystems
Die Caritas-Altenhilfe gGmbH und die Ombudsperson werden alle Meldungen über Fehlverhalten ernsthaft behandeln und Personen schützen, die in gutem Glauben Hinweise vortragen. Die Identität der hinweisgebenden Person (sofern die Identität bekannt ist), die vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, wird nicht geschützt. Die Meldung wissentlich oder grob fahrlässig falscher Informationen kann strafrechtliche, haftungsrechtliche oder arbeits- und dienstrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

7. Ausnahmen vom Vertraulichkeitsgebot
Informationen über die Identität einer hinweisgebenden Person (sofern nicht anonym) oder über sonstige Umstände, die Rückschlüsse auf die Identität dieser Person erlauben, dürfen im Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden oder auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung oder wenn die hinweisgebende Person zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat, weitergegeben werden.
Die hinweisgebende Person ist vorab über die Weitergabe zu informieren. Hiervon ist abzusehen, wenn die Strafverfolgungsbehörde, die zuständige Behörde oder das Gericht mitgeteilt haben, dass durch die Information die entsprechenden Ermittlungen, Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährdet würden. Der hinweisgebenden Person sind mit der Information zugleich die Gründe der Weitergabe schriftlich darzulegen.
Informationen über die Identität von Personen, die Gegenstand der Meldung sind, und sonstigen von der Meldung genannte Personen dürfen an die zuständige Stelle weitergeben werden, sofern dies im Rahmen interner Untersuchungen erforderlich ist, in Strafverfahren
Hinweisgeber*innen -
Richtlinie Caritas-Altenhilfe gGmbH
auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörden und auf Grund einer Anordnung in einem Verwaltungsverfahren oder einer gerichtlichen Entscheidung.

8. Datenschutz
Die personenbezogenen Daten werden vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie Datenschutzerklärung behandelt.
Diese Hinweisgeber*innen - Richtlinie wurde durch Beschluss der Geschäftsführung im September 2022 beschlossen.